085 06 06 125

Zo hou je als inschrijver de regie

 

Zo hou je als inschrijver de regie
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL                                  

Aanbestedingskoers

In de categorie basislessen voor het succesvol inschrijven op aanbestedingen, is er een onderdeel dat er met kop en schouders bovenuit steekt: overzicht en koers houden.

Wat na de eerste kick off meeting een duidelijk afgebakende koers leek, wordt gaandeweg het traject toch door menigeen anders uitgelegd. Niet iedereen lijkt de inschrijfstrategie waar jullie je kick off meeting zo enthousiast mee hadden afgesloten nog helemaal helder op zijn netvlies te hebben. Je schrijft en herschrijft je suf om alles glad te trekken en wanneer aan het einde van de rit de directie er nog ‘even’ naar kijkt en je een stuk terugkrijgt dat in niets meer lijkt op wat je aanvankelijk van plan was, dan weet je: het roer moet om.

Aanbestedingskoers

Koersvast inschrijven gaat het beste met een duidelijke opbouw. Om verdwalingen te voorkomen -zeker als je met meerder mensen van verschillende afdelingen aan een stuk werkt-, is de opbouw van de aanbestedende dienst is leidend. Soms zijn de simpelste methodes effectief om het overzicht te houden. Begin eens met simpelweg op een flipover of whiteboard de opbouw van de aanbesteding uit te tekenen.

Iedere aanbesteding is opgebouwd uit -tenminste- de volgende onderdelen:

Doel van de aanbesteding

Wat wil de aanbestedende dienst met deze aanbesteding bereiken? In welk breder (beleids)kader past deze opdracht? Noteer op notesticks de relevante beleidsdocumenten die je moet kennen om te begrijpen in welk kader de opdracht wordt vergeven.

Eisen, wensen en gunningscriteria

De eigenlijke eisen van de aanbesteding; de onderdelen die je moet leveren om te kunnen scoren.

Beoordelingsmethodiek

De manier waarop jouw inschrijving wordt beoordeeld. Vaak gaat dit op basis van punten die je kunt halen of fictieve prijzen die je scoort. De beoordelingsmethodiek moet vooraf duidelijk zijn, zo moet je weten wanneer je welke punten kunt scoren.

Bij het bepalen van de Aanbestedingskoers zet je alle eisen, wensen en gunningscriteria onder elkaar. Bovenaan zet je het doel van de aanbesteding.

Daarnaast maak je een tweede kolom, voor de sterke punten van jullie dienst of product, jullie Unique Selling Points (USP’s). Gebruik losse notesticks en noteer daarop alle USP’s die je ziet van jullie bedrijf. Waar zijn jullie goed in? Je noteert een USP per notestick zodat je ze individueel kunt koppelen aan een eis, wens of gunningscriterium.

Plak nu de notesticks bij het bijpassende onderdeel. Alle notesticks die je niet rechtstreeks kwijt kunt op een eis of wens, plak je onderaan. USP’s die niet matchen met een van de onderdelen op deze lijst, zijn geen Unique Buying Reason voor deze aanbesteding. Deze punten, hoe goed ze ook mogen zijn, horen niet thuis in je inschrijving. Omgekeerd zijn sommige USP’s juist meerdere keren relevant. Het kan dus voorkomen dat je dezelfde USP’s op verschillende eisen ziet terugkomen.

Tot slot maak je een derde kolom, voor de beoordeling. Per onderdeel geef je in groen het totaal aantal punten dat je kunt halen weer. Kijk nogmaals naar je overzicht. Valt er iets te verschuiven om het maximale aantal punten te halen?

Je hebt nu een tabel die er bijvoorbeeld zo uitziet:

Stel dat jullie bedrijf een applicatie heeft waarmee je realtime kunt reageren op meldingen. Dan zou deze applicatie twee keer op een USP notestick staan; een keer bij minimale reactietijd en een keer bij papierloos werken. Aan de hand van het gewicht van de beoordeling, zie je nu dat het slimmer is om deze applicatie uit te werken bij G1, minimale reactietijd omdat je er daar 50 punten voor krijgt (in plaats van 10) bij papierloos werken. Niet ingewikkeld, wel overzichtelijk.

Tot slot voeg je nog twee kolommen toe: één voor de namen van je teamleden (wie werkt waaraan?) en één voor de interne deadline waarbinnen je al je informatie aangeleverd wil krijgen.

Resultaat: je hebt nu een duidelijke taakverdeling, een optimale spreiding van de inhoud zodat je zo maximaal mogelijk scoort en een deadline waarbinnen iedereen levert.  Zo hou jij de regie.

Wil je de befaamde Trias Politica Advies notesticks ontvangen voor deze manier van werken? Laat maar weten en we sturen ze gratis naar je op!