Onderhandelen over inkoopvoorwaarden

Spaans benauwd

Gewetensvraag: wanneer heeft u voor het laatst de algemene voorwaarden gelezen die op uw dienstverlening van toepassing zijn? En dan bedoel ik ècht gelezen. Zo echt dat u precies weet waarvoor u aansprakelijk bent en wat er gebeurt als er onverhoopt iets mis gaat tijdens een opdracht. Of tekent u blind voor voorwaarden van de klant omdat het toch niet onderhandelbaar is? Bij aanbestedingen komt dit vaak voor: onderhandeling lijkt uitgesloten. Toch is het zinvol eens te kijken waarmee u heeft ingestemd; het levert interessante –en soms angstaanjagende- inzichten op.

Zo staat in de algemene voorwaarden van een niet nader te noemen gemeente dat alles wat aan deze organisatie wordt geleverd, vacuüm verpakt moeten worden aangeleverd. Deze voorwaarden worden ook gebruikt voor contracten met uitzendbureaus en zijn dus ‘gewoon’ van toepassing op tijdelijke arbeidskrachten. Een bepaling om het letterlijk en figuurlijk Spaans benauwd van te krijgen. Minstens zo interessant is de bepaling uit andere voorwaarden die stelt: ‘opdrachtnemer aanvaardt oneindige aansprakelijkheid voor alle mogelijke defecten’. Er is geen verzekeraar die dekking biedt voor een contract met dit soort voorwaarden. Als u daarvoor tekent, heeft u een serieus probleem als er onverhoopt wat mis gaat.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft onlangs nieuwe Algemene Inkoopvoorwaarden opgesteld die door gemeenten kunnen worden gebruikt bij aanbestedingen. Daarin wordt de mogelijkheid geboden om af te wijken van de standaard. Maar ambtenaren houden meestal niet van afwijken omdat ze daarmee in de problemen kunnen komen. En ambtenaren houden niet van problemen. Als je als ondernemer dus niks doet, zit je met een onverantwoord aansprakelijkheidsrisico opgezadeld.

Er is een manier om dat risico te beperken. Het is gebaseerd op ‘de kunst van het probleemeigendom’ die erin bestaat, dat je jouw eigen probleem tot het probleem van degene maakt die in staat is om het op te lossen. Zo stuur ik de algemene voorwaarden van overheden altijd eerst aan mijn aansprakelijkheidsverzekeraar. Ziet die geen probleem, dan ga ik me er ook niet druk om maken. Een enkele keer komt er per kerende post een briefje terug met daarin de tekst: ‘tot onze spijt kunnen wij geen dekking verlenen voor het door u aangereikte contract, nu daarop de algemene voorwaarden zus en zo van toepassing zijn.’ Meestal is het doorsturen van dit bericht aan de klant voldoende om de ‘niet onderhandelbare’ voorwaarden aangepast te krijgen.

Want een dekking van een paar miljoen euro bij onverhoopte schade is een betere garantie dan de laptop en printer van een onverzekerde opdrachtnemer. De ondernemer die dus kan laten zien dat van een kale kip niet te plukken valt, zal zelfs ambtenaren ervan overtuigen dat afwijken van de standaard noodzakelijk is. Want van ongedekte schade krijgen ook ambtenaren het Spaans benauwd.

Gepubliceerd in het Financieele Dagblad, 17 oktober 2012