085 06 06 125

Misverstand dat de wereld uit kan: je mag geen contact hebben met aanbestedende diensten

Misverstand dat de wereld uit kan: je mag geen contact hebben met aanbestedende diensten
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL                                  

In bijna ieder aanbestedingsdocument staat er wel één. Een verbod om contact op te nemen met de aanbestedende dienst. Maar wie nauwkeurig leest, ziet dat er nuances zijn.  Ten eerste is contact verboden met andere vertegenwoordigers van de aanbestedende dienst dan de aangewezen contactpersoon. Dat is iets anders dan helemaal geen contact mogen hebben.

Ten tweede is er altijd een manier aangegeven waarop je wél contact kunt zoeken. Vaak via de berichtenmodule van TenderNed maar soms ook rechtstreeks per mail of telefoon. Staat die mogelijkheid in de stukken, dan kun je er gewoon gebruik van maken.

Ten derde is het gedurende de looptijd van de aanbestedingsprocedure verboden om contact op te nemen met anderen dan de contactpersoon en op andere manieren dan de voorgeschrevene. Voorafgaand aan de aanbesteding en na afloop van de aanbesteding kun je dus prima contact zoeken zonder de regels te overtreden.

Virtuele Inloopspreekuur Aanbesteden

Tijdens het Virtuele Inloopspreekuur Aanbesteden kwam dit onderwerp ook aan bod. Inkopers en onze huisadvocate waren het volmondig eens: contact zoeken met een aanbestedende dienst voorafgaand aan een aanbesteding is niet verboden. Inkopers raden het inschrijvers zelfs aan. Dat heeft te maken met de ruimte om invloed uit te oefenen voor inschrijvers en -automatisch ook- de ruimte voor inkopers om goede suggesties over te nemen. Daarbij geldt: hoe eerder, hoe beter.  Zie ook het verslag met tips over contact opnemen in het voortraject.

Contactverbod: waarom eigenlijk?

Wat ook ter sprake kwam in het Virtuele Inloopspreekuur Aanbesteden was de ratio van dit soort ‘contactverboden’. Waar dienen die nu eigenlijk voor? Inschrijvers vroegen zich af of het gemakzucht was van de aanbestedende dienst of dat het een ander doel diende.

Het gaat erom dat de inkopende overheid controle houdt over welke informatie met wie wordt gedeeld. Dat heeft weer te maken met de verplichting voor de overheid om iedereen die belangstelling heeft om in te schrijven op een aanbesteding, gelijk te behandelen. Alle potentieel geïnteresseerde partijen moeten op dezelfde wijze kennis kunnen nemen van de opdracht en haar specificaties. Zodat iedereen die dat wil, een overheidsopdracht kan winnen. Als iedereen in het wilde weg met elkaar gaat bellen en overleggen, verliest de inkoper het overzicht van wat er met wie wel en niet is gedeeld.

Wanneer je dus baalt van het strikte verbod om contact op te nemen, bedenk je dan dat het bedoeld is om ook jouw positie en belangen te beschermen.

En tot slot: hou je aan de regels, want als je tegen de instructies in tóch contact zoekt met andere functionarissen dan in de stukken is toegestaan, neem je het risico te worden uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Dat zou zonde zijn. Stel je vragen dus aan degene die daarvoor speciaal is aangewezen, dan zit je zeker goed.

Wil je teruglezen wat er over dit onderwerp door inkopers werd gezegd of wil je zelf ook een keer meedoen met het Virtuele Inloopspreekuur? Meld je dan hier aan.