085 06 06 125

Leer eerder over de vraag achter de vraag

 

Leer eerder over de vraag achter de vraag
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL                                    

Aanbestedingen zijn vaak rare constructen. Tenminste, zo op het eerste gezicht. Je kijkt naar een omschrijving van de opdracht met een set eisen en wensen en je vraagt je af; ‘Wie heeft dit bedacht?!’ Dat komt door twee dingen. In de eerste plaats zie jij de aanbesteding pas wanneer die helemaal af is. Je ziet met andere woorden een eindproduct, geen productieproces. Je neemt geen kennis van de discussie over welke onderdelen er nou wel en niet in moeten, ziet geen gedachtewisseling over waarom sommige eisen beter zus dan zo gesteld kunnen worden, kent de redenen waarom het zo is geworden als het is niet.

De tweede reden is dat je negen van de tien keer kijkt naar een compromis. Een aanbesteding komt niet zo maar uit de lucht vallen. Het is het sluitstuk van een intensief besluitvormingsproces dat daaraan vooraf gaat. Een proces waarbij de inkoper meerdere interne klanten tevreden moet zien te stellen en te houden. Een proces waarbij vaak ook nog politieke gevoeligheden meespelen. Een proces dus, dat niet per sé alleen bestaat uit wat het allerbeste voor de opdracht en de inschrijvers is. Er is meer onder de zon dan dat, veel meer.

Het grote voordeel van zaken doen met de overheid is dat veel van de afwegingen die in het voortraject een rol spelen, kenbaar is. Tenminste, voor wie bereid is zich erin te verdiepen. Eerlijk is eerlijk, lang niet iedereen staat te trappelen om de notulen van een gemeenteraadsvergadering door te nemen. Maar toch kan het buitengewoon lucratief zijn.

Zo wist de zwembadbouwer Frank al 3 jaar van tevoren in welke gemeente er een nieuw zwembad zouden komen. Hij wist ook dat er door de bewoners lang weerstand was geboden tegen de plannen omdat ze bang waren voor extra parkeerdruk en geluidsoverlast.

Toen de aanbesteding werd gepubliceerd, was Frank goed voorbereid. Hij had de beleidsstukken van de gemeente doorgenomen, de nota’s die daarin werden genoemd bestudeerd en hij wist wat de vraag achter de vraag was; een laagdrempelige sportvoorziening die een buurtfunctie moest gaan vervullen in een probleemwijk. In zijn plan van aanpak besteedde Frank nadrukkelijk aandacht aan omgevingsmanagement. Hij werkte een methode uit waarbij inspraakmomenten werden gebruikt om bezwaren in een vroeg stadium weg te nemen. Hij stelde voor kinderen uit de buurt uit te nodigen voor een ontwerpwedstrijd waarmee ze jaarabonnementen onbeperkt zwemmen konden winnen. Frank refereerde daarbij in zijn offerte duidelijk aan de nota “Iedereen sport sportief’ waarin de gemeente sporten voor kwetsbare kinderen promoot. Frank won met overweldigend mooie scores. En nee, hij was niet de goedkoopste. Hij had gewoon de vraag achter de vraag begrepen en verwerkt in zijn aanbieding.

Wil jij ook meer weten over de vraag achter de vraag? TenderXL heeft beleidsstukken van alle overheden die je met een druk op de knop kunt downloaden.