085 06 06 125

De ultieme voorbereiding op een aanbesteding

De ultieme voorbereiding op een aanbesteding
Relaxed inschrijven op aanbestedingen
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL                  

Aanbesteden voelt vaak als een race tegen de klok. Vanaf het moment dat je de aanbesteding ziet, gaat er een stopwatch lopen. De race tegen de klok is begonnen, veel bedrijven veranderen vanaf dat moment in een hectische mierenhoop. Dat kan ook heel anders. En dat kan zelfs verbluffend eenvoudig anders. Het is niet voor niets een cliché: een goede voorbereiding, is het halve werk. De belangrijkste tip is dat je begint voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. De tijd die je hebt om in te schrijven, benut je dan maximaal. En dat geeft rust.

Hier is wat je kunt doen ook om meer rust te brengen in jouw tenderproces:

  1. Standaard documenten op orde
    Zorg dat je alle standaard documenten op orde hebt. Met name de Gedragsverklaring Aanbesteden laat nog wel eens op zich wachten. (Toch jammer als je de nummer 1 bent geworden maar je wordt alsnog terzijde wordt gelegd omdat jij dacht dat ze bij het ministerie van Justitie heus wel zouden begrijpen dat je haast had met dat document. Voor de duidelijkheid: de gemiddelde wachttijd op een Gedragsverklaring aanbesteden bedraagt 4 tot 6 weken). Te laat aanleveren is hetzelfde als niet aanleveren. Je ligt er onherroepelijk uit als je dit document niet hebt terwijl je in het UEA hebt verklaard dat je hem wel had. Dit geldt overigens ook voor verklaringen van de Belastingdienst dat sociale premies zijn afgedragen, een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel, verzekeringspolissen en ISO en NEN-certificaten. Vind je het handig om een checklist voor deze documenten bij de hand te hebben? Dan kun je er hier een downloaden.
  2. Weet wie je concurrenten zijn
    Overheidsopdrachten zijn aantrekkelijk voor zowel grote als kleine partijen. Wees niet vooringenomen. Laat je niet verrassen bij de gunning. Zorg dat je weet wie actief is bij aanbestedingen en zorg dat je weet waar ze goed in zijn. Steeds meer nieuwkomers op de markt beproeven hun geluk met inschrijven op aanbestedingen. Maak dus regelmatig een concurrentie-analyse.Benieuwd hoe je je concurrenten uit kunt schakelen?
    Lees hier onze tips & tricks
  3. Zorg voor intern draagvlak
    Reserveer capaciteit en tijd om intern alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Inschrijven op een aanbesteding zonder dat er tijd is om intern inhoudelijke informatie te verzamelen, is pure tijdverspilling. Als er niemand is die input kan leveren, schrijf dan liever niet in.
  1. Achterhaal informatie over huidige leverancier
    Als je weet dat er een concrete aanbesteding aankomt, achterhaal dan vast wie de huidige leverancier is. De aanbestedende dienst baseert zijn uitvraag vaak op de mate waarin ze tevreden is over de zittende leverancier. Als je niet weet wie dat is, weet je ook niet waar eventuele pijnpunten (kunnen) zitten. Als je wel weet wie nu levert, kun je bovendien beter bepalen hoe je je onderscheidend op kunt stellen.
  1. Verdiep je in het beleid van de aanbestedende dienst
    Staat er iets in over voorkeur voor lokale partijen? Weet je welke lokale partijen gaan meedingen? Staat er iets in over de mate waarin duurzaamheid een rol speelt? Is jouw bedrijf daar goed in of juist niet?
  1. Zoek bestuurlijke informatie
    Zoek in bestuurlijke informatie naar het onderwerp van de aanbesteding. Vaker dan je denkt wordt in openbare vergaderingen interessante informatie gedeeld die je tijdens het inschrijfproces richting geeft om in de roos te schieten met je aanbieding.
  2. Leer de taal van de aanbestedende dienst
    Markeer de relevante terminologie in de beleidsstukken die je bestudeert. Deze triggertermen helpen de beoordelingscommissie je offerte op waarde te schatten. Wanneer je schrijft in de taal van de aanbestedende dienst, scoor je makkelijker het maximale aantal punten dan wanneer de aanbestedende dienst zich moet verdiepen in jouw vaktermen en wat je daar nu precies onder verstaat.

7 tips voor een effectieve aanbestedingsanalyse

  1. Zet in al je accounts signalering aan
    Zorg dat je op alle platformen een (gratis) account hebt met de optie om signaleringen te ontvangen aan. Je voorkomt zo dat je de publicatie van de tender mist. Bij onderhandse procedures verhoog je zo je kans op een uitnodiging. Bovendien kun je je sneller aanmelden om in te schrijven dan wanneer je je account later nog moet maken.
  1. Gebruik de juiste trefwoorden
    Check regelmatig of je notificaties profiel nog de juiste trefwoorden bevat. Zonde als je door gebruik van meervoud een tender mist die in enkelvoud wordt omschreven. Of een andere CPV-code heeft dan je dacht.
  1. Meteen in de startblokken
    Start na publicatie meteen met een kick off meeting en verlies geen kostbare tijd omdat het nou eenmaal kantoorbeleid is dat jullie alleen op maandag vergaderen. Tijd is cruciaal bij een succesvol en stressvrij tendertraject.

Via ons blog plaatsen we regelmatig nieuwe (uitgebreide) artikelen die betrekking hebben op de veel gestelde vragen. Meld je hier aan om op de hoogte te blijven van onze nieuwe artikelen.