085 06 06 125

Concurrenten uitschakelen bij aanbestedingen? Zo doe je dat 

Concurrenten uitschakelen bij aanbestedingen? Zo doe je dat 
Auteur: mr. drs. Ireen Boon, managing director Trias Politica Advies B.V. en TenderXL                                    

Stel, je wil heel graag inschrijven op een aanbesteding. Maar de concurrentie is moordend. Werkelijk iedereen die er ook maar een beetje toe doet binnen jouw vakgebied, gaat waarschijnlijk inschrijven. Het belooft dus een drukte van jewelste te worden. Hoe zorg je dan dat je je onderscheidt? Hoe steek je – bij voorkeur- met kop en schouders uit boven de massa? En hoe werk je de ergste concurrenten er vakkundig uit? Er zijn ten minste drie manieren om met concurrentie om te gaan.

  1. Het Camouflage effect

Een paar jaar geleden hoorde ik een interview met Roland Holst op BNR. Deze doorgewinterde reclameman vertelde dat in een steeds drukker wordend landschap, iedereen de neiging heeft om in superlatieven te gaan communiceren. Goed, beter, best. Goedkoop, goedkoper, goedkoopst. Dat werk. En dat dat eigenlijk niet werkt: potentiële klanten zien het onderscheid niet meer en krijgen keuzestress waardoor ze soms helemaal niet meer kiezen. Contraproductief dus.

Een betere manier om met je concurrenten om te gaan, aldus Holst, is om niet met ze te gaan wedijveren, maar om ze te laten wegvallen. Uitgummen, alsof ze er niet zijn. Hoe je dat doet, lees je in zijn boek ‘Het camouflage effect’. Het komt erop neer dat je iets toevoegt aan je product of dienst waarmee je anders wordt dan de rest van de markt, je creëert als het ware enig aanbiederschap.

I

Ik gebruik deze methode vaak als oefening bij trainingen over inschrijven op aanbestedingen en het effect is altijd verrassend en leuk. Het haalt creativiteit naar boven. Natuurlijk moet je binnen de kaders van de aanbesteding blijven, maar als het je lukt om van alle appels de enige rode appel te zijn, ben je spekkoper. Leestip dus voor iedereen die van out of the box benaderingen houdt.

  1. Strategische vragen stellen

Een andere manier van omgaan met te veel concurrenten, is gebaseerd op een nauwkeurige TenderSWOT. Als je hebt vastgesteld wie je belangrijkste concurrenten op elk onderdeel van de aanbesteding zijn, begin je met het opstellen van doelgerichte concurrenten-knock-out-vragen (3x woordwaarde). Bijvoorbeeld:

Je schrijft in op een aanbesteding voor het exploiteren en onderhouden van reclamezuilen. Een van de eisen is dat je social return moet toepassen. Je weet dat jouw belangrijkste  concurrent altijd tekent voor social return, maar er in de praktijk niets mee doet. Daardoor is deze concurrent bovendien goedkoper. Zelf zit jij ook niet te springen om een SROI traject te starten, dus vragen om de eis te laten vallen is verleidelijk. Alleen help je daar nou net je concurrent mee, want als de eis vervalt, zit die stevig in het zadel. Misschien wel steviger dan jij. Geen optie dus. En wat als je het omdraait? Reverse psychology rules. Je gaat aandringen op SROI en op de handhaving ervan. Je formuleert als vraag bijvoorbeeld:

“u geeft aan grote waarde te hechten aan social return bij deze opdracht. Wij onderschrijven het belang daarvan. Wat echter opvalt in deze aanbesteding, is dat de toepassing van social return wel wordt genoemd, maar dat een vorm van toezicht op de naleving ervan ontbreekt. Wij zijn van mening dat daadwerkelijk effective SROI gebaat is bij tenminste een boeteclausule in het geval SROI in de praktijk niet wordt toegepast. Deelt u onze mening? Zo nee, welke maatregelen treft u dan om te waarborgen dat de papieren belofte tot SROI ook in de praktijk zal worden ingevuld?”

Het antwoord op deze vraag is vermoedelijk dat er een vorm van toezicht op de naleving zal komen. Dat betekent voor jullie zelf dat je eraan moet geloven. Maar het betekent ook dat je belangrijkste concurrent geen voordeel meer heeft bij de oude strategie van ja zeggen en nee doen. Vermoedelijk vertaalt dat zich bovendien snel in de prijs waardoor je voor jezelf een extra gunstige positie kunt creëren.

  1. Beleidskapstok

Een andere manier om het je concurrenten lastig te maken, is door hun voordelen, bijvoorbeeld schaalvoordelen of omvang, af te zetten tegen bepalingen uit het inkoopbeleid.

Stel: je schrijft in op een aanbesteding voor verhuizingen. Een van de eisen uit de aanbesteding, is dat je een landelijk dekkend netwerk moet hebben waarbij je in alle grote steden een kantoor hebt. En stel, je hebt dat niet. Dan kun je of een no bid beslissing nemen, of je probeert deze eis te laten vervallen. Om dat voor elkaar te krijgen, heb je een of meerdere aanknopingspunten in het beleid van de aanbestedende dienst nodig.

Wees creatief met zoeken. Beleid is niet voor niets zo vaag: ambtenaren moeten ermee kunnen werken dus van alles moet eronder kunnen vallen. Die wetenschap helpt jou nu ook. Markeer bijvoorbeeld de passage waarin de aanbestedende dienst claimt het MKB een warm hart toe te dragen (het maakt niet uit of je zelf MKB bent of niet).

Stel bijvoorbeeld deze vraag op:

‘Wij stellen vast dat u uitsluitend wil gunnen aan een partij die in iedere grote stad een kantoor heeft. Kunt u aangeven welk belang van essentieel belang is voor de uitvoering van de opdracht hiermee is gediend? In uw inkoopbeleid lezen wij namelijk op pagina 17 dat uw organisatie actief mkb vriendelijk beleid voert. Hoe verhoudt deze doelstelling zich tot het eisen van een landelijk dekkend netwerk? Wij kennen geen mkb bedrijf dat over dit netwerk beschikt en stellen voor om deze eis te nuanceren zodat ook het -door u tot speerpunt verheven- mkb kan meedingen naar deze opdracht’.

Het kan bijna niet anders dan dat de aanbestedende dienst hierin mee gaat. Strijdig handelen met het eigen inkoopbeleid is niet not done. En het MKB uitsluiten is al helemaal uit den boze. Ook voor deze strategie geldt: je hebt nog niet vanzelf gewonnen, maar je hebt wel een belangrijk concurrentievoordeel weggenomen van je concurrenten. Je staat er dus per saldo beter voor.

Wist je dat je in TenderXL alle beleidsdocumenten bij elkaar hebt? Wil je even kijken of dat voor jou ook handig is? Meld je dan hier aan voor een proefaccount.

Via ons blog plaatsen we regelmatig nieuwe (uitgebreide) artikelen die betrekking hebben op de veel gestelde vragen. Meld je hier aan om op de hoogte te blijven van onze nieuwe artikelen.